SAP Concur es la herramienta de gestión de viajes y gastos que usan miles de empresas en todo el mundo. Si tu empresa la ha implantado, tarde o temprano tendrás que presentar un informe de gastos (en algunas empresas se llama liquidación o claim). En esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso en la versión web, cómo adjuntar tickets y cómo evitar los errores que provocan rechazos.
Antes de empezar
- Ten a mano los tickets o facturas (foto o PDF).
- Revisa la política de gastos de tu empresa: límites por tipo de gasto, qué necesita ticket y quién aprueba.
- Los nombres de algunos campos y menús pueden variar según cómo la haya configurado tu empresa.
Paso 1: crear el informe de gastos
- Inicia sesión en SAP Concur.
- Abre el menú Expense (Gastos).
- En la pantalla de gestión de gastos, pulsa Create New Report (Crear nuevo informe).
- Rellena la cabecera: nombre del informe, fecha, motivo del viaje o gasto y los campos obligatorios, marcados con asterisco rojo.
- Pulsa Create Report.
Un buen nombre de informe ahorra preguntas al aprobador, por ejemplo: «Visita cliente Madrid – 14-16 octubre».
Paso 2: añadir gastos de la tarjeta corporativa
- Dentro del informe, pulsa Add Expense (Añadir gasto).
- Si tienes tarjeta corporativa, verás las transacciones disponibles. Selecciona las que correspondan.
- Pulsa Add To Report.
- Abre cada transacción, completa los campos que falten y corrige las alertas en rojo, que son obligatorias.
- Pulsa Save.
Paso 3: añadir gastos pagados de tu bolsillo
- Pulsa Add Expense y ve a la pestaña Create New Expense.
- Busca el tipo de gasto (taxi, comida, hotel, kilometraje…) y selecciónalo.
- Completa los campos obligatorios. Revisa especialmente la fecha de la transacción, el importe y la moneda.
- Pulsa Save.
Paso 4: adjuntar los tickets
- En cada gasto, pulsa el icono de ticket o Add Receipt.
- Sube la imagen o el PDF desde tu ordenador, o elige uno que ya hayas subido desde la app móvil.
- Comprueba que el ticket se lee bien: importe, fecha y proveedor visibles.
Truco: con la app móvil de SAP Concur puedes fotografiar el ticket en el momento del gasto. Así no se pierde y lo tendrás disponible al crear el informe.
Paso 5: enviar el informe a aprobación
- Revisa que no queden alertas en rojo.
- Pulsa Submit Report (Enviar informe).
- Acepta la declaración de conformidad si tu empresa la tiene configurada.
Una vez enviado, puedes consultar en qué punto del flujo de aprobación está el informe desde su línea de tiempo (timeline).
Errores frecuentes y cómo evitarlos
| Error | Cómo evitarlo |
|---|---|
| No puedo enviar el informe | Hay alertas en rojo sin resolver: campos obligatorios vacíos o gastos sin ticket. |
| El informe vuelve rechazado | Lee el comentario del aprobador, corrige el gasto y vuelve a enviarlo. |
| Gasto de hotel con varios conceptos | Desglosa (itemize) la factura: alojamiento, comidas, parking, etc. |
| Gasto en otra moneda | Indica la moneda original; Concur aplica el tipo de cambio según la configuración de tu empresa. |
| No veo la transacción de la tarjeta | Las transacciones pueden tardar unos días en aparecer. Si no llegan, consulta con tu departamento de viajes o de administración. |
Preguntas frecuentes
¿Puedo recuperar un informe ya enviado?
En muchas configuraciones puedes recuperarlo (recall) mientras nadie lo haya aprobado todavía. Si la opción no aparece, pide al aprobador que te lo devuelva.
¿Qué es SAP Concur?
Es la solución de SAP para gestionar viajes, gastos y facturas de proveedores. Las empresas la integran con su ERP para contabilizar y reembolsar los gastos automáticamente.
¿Cuánto tarda en pagarse un informe de gastos?
Depende de tu empresa: del flujo de aprobación y de cuándo se ejecutan los pagos en el ERP. Consulta la política interna.
¿Quieres entender qué hay detrás de SAP? Lee qué es SAP y para qué sirve. Si eres proveedor de una empresa que usa SAP, te puede interesar nuestra guía de SAP Ariba para proveedores.
